В рамках реализации «дорожной карты» по внедрению  Lean-технологий в аппарате Правительства Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти проделана следующая работа.

В структурных подразделениях аппарата Правительства сформированы команды  по внедрению Lean - технологий, назначены ответственные за модули  (оптимизация процесса, оптимизация пространства, повышение инициативности, разработка стандартов сервиса). В 1 полугодии 2013 года оптимизированы 9 процессов:

в департаменте внешних связей - 3:

- подготовка информационных папок «К визиту» (повысилось качество представляемой информации);

- процедура принятия делегаций (исключены излишние трудозатраты);

- обмен рабочими документами (создана единая электронная база рабочих документов, достигнута экономия рабочего времени при поиске необходимой документации, упростился поиск необходимой документации при отсутствии сотрудника на рабочем месте).

в экспертно-аналитическом департаменте - 2

- система обмена информацией: сотрудники департамента в целях ускорения обмена информацией и общения используют программу icq, также имеется корпоративная электронная почта и база данных адресов, внедрена система автоматической рассылки сводного отраслевого мониторинга, что позволяет значительно экономить время.

- система работы с информацией: для обеспечения беспрепятственного доступа к рабочим материалам на сервере GAMMA департамент имеет свой раздел, куда разрешён доступ только сотрудникам. Имеющиеся данные структурированы по тематическим категориям и дате, что облегчает поиск документов. Также для более быстрого и качественного поиска информации в департаменте используются медиа-ресурсы Интегрум и Медиалогия.

в департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций совместно с государственно-правовым департаментом - 1

«Подготовка писем за подписью Губернатора Ульяновской области».

В настоящее время процесс согласования осуществляется исключительно в электронном виде в 5 исполнительных органах (Министерство промышленности и транспорта; Министерство лесного хозяйства, природопользования и экологии и Министерство труда и социального развития, Министерство области по развитию информационных технологий  и электронной демократии, Министерство энергетики и жилищно-коммунального хозяйства), подтверждая действия с электронными документами посредством СЭД (без использования усиленной квалифицированной электронной подписи), которая однозначно позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ.

в организационно-протокольном департаменте - 1

«Подготовка к проведению аппаратного совещания Правительства Ульяновской области». Составлена  карта процесса. С января 2013г  внедрён  механизм сокращения времени процесса  в части получения обратной связи (по телефону) от ИОГВ по факту участия руководителя  в  совещании, что позволило сократить переработку в деятельности консультанта, осуществляющего телефонные звонки, на 2 часа.

в департаменте государственной и муниципальной службы - 1

«Отбор кандидатов на должности стажёров». Построена схема процесса подсчитано, что данный процесс длится 46 календарных дней. При этом трудовой договор со стажёром заключается сроком на 6 месяцев. Получается, что временные затраты кадровой службы на поиск стажёра составляют 25% от времени самой стажировки. После оптимизации процесс отбора будет занимать 24 календарных дня, т.е. время процесса сокращается почти 2 раза. В настоящее время подготовлено и утверждено постановление Правительства Ульяновской области от 06 июня 2013 года №222-П «Об институте стажёрства в Правительстве Ульяновской области и в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области»

в отделе защиты информации - 1

«Полный контроль» -  внедрена система контроля за выполнением поручений представляющая собой табличный документ Word, содержащий перечень всех мероприятий с указанием сроков исполнения, реквизитов документов, кратким содержанием поручений, ответственных исполнителей. Данная система является альтернативой раздела «Отчёты» системы IBM Lotus Notes.

В настоящее время находятся в работе 2 процесса:

- «Создание электронной площадки для общения и обмена опытом специалистов в сфере развития международных и межрегиональных связей из различных регионов Российской Федерации». В результате создания подобной площадки будет повышен уровень прозрачности деятельности ИОГВ Ульяновской области, упрощена процедура обмена опытом с профильными специалистами из других регионов Российской Федерации.

- «Предварительная правовая экспертиза проектов правовых актов Губернатора и Правительства Ульяновской области»

По внедрению системы  5С в каждом кабинете назначены ответственные за соблюдение системы на рабочих местах, в результате рабочие столы сотрудников освобождены от лишних документов и справочных материалов, установлены средства навигации на кабинетах и столах (таблички на двери, куверты с обозначением ФИО, должности сотрудника на столах), размещены стандарты, создана визуализации рабочих мест, чтобы в отсутствие сотрудника не тратить время на поиски нужных папок, информации и т.д..

Рабочей группой проведён аудит по чек-листу в 53 кабинетах, в 8 структурных подразделениях аппарата Правительства. Выявлены лучшие кабинеты, как среди руководителей, так и среди сотрудников, а именно:

255 (Щипанова О.П.) - 5,0; 204 (Желателева Т.А.) - 4,9; 432 (Манаковский О.Г.) - 3,8; 226 (Малышева В.С.) - 3,8

 

Каждое структурное подразделение получило средний балл: департамент внешних связей - 3,6 баллов, что составляет 72 %, департамент контроля - 4,3 (86 %),  организационно-протокольный департамент - 4,2 (84 %), департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций - 4,3 (86 %),  департамент государственной и муниципальной службы - 4,2 (84 %), государственно-правовой департамент - 3,3 (66 %), департамент по вопросам общественной безопасности - 3,1 (62 %), в экспертно-аналитическом департаменте система по 5С не внедряется.

По итогам аудита выявлено, что система 5С в аппарате Правительства внедрена на 68 %. По лучшим кабинетам будет проведён до 25.07.2013 дополнительный аудит и по результатам вынесено предложение ОГБУ «Управление делами Ульяновской области» о поощрении (оснастить в первоочерёдном порядке новым оборудованием рабочее место).

Кроме того, в организационно-протокольном департаменте ежемесячно осуществляется внутренний аудит, результаты проверки рассматриваются на совещаниях у руководителя команды (10.07.2013 - планируется очередной аудит).

Также планируется  ввести в действие  листы расходования канцтоваров сотрудниками департамента (по отделам) (срок - 30.07.2013), отработать схему  оптимизации виртуального пространства  (систематизировать и  упорядочить  документы на рабочем столе компьютера, тематически распределить их по папкам)

По работе с инициативами проведена работа.

Распоряжением Правительства Ульяновской области утверждено положение о работе с КАЙДЗЕН-предложениями в Правительстве Ульяновской области и в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, которым определён порядок подачи, рассмотрения и внедрения КАЙДЗЕН-предложений (или инициатив).

На основании указанного распоряжения в структурных подразделениях созданы рабочие группы первого уровня, проведены заседания рабочей группы, на котором рассмотрены поданные сотрудниками инициативы.

Разработана электронная форма подачи инициатив, которая размещена на общедоступном ресурсе. Сотрудники могут направлять свои инициативы по следующей ссылке: http://kadr.ulgov.ru/feedback/ideas/.

Всего сотрудниками департамента государственной и муниципальной службы подано 23 инициативы, 10 из которых в настоящее время полностью реализованы.

В настоящее время ведётся работа по реализации следующих 5 инициатив, н-р: по инициативе  - организовать курсы подготовки к выходу на пенсию, разработан проект «50 +», который реализуется с июня 2013 года.

Ведётся работа по инициативе - подготовка неформальной информации о корпоративном досуге: издать фотоальбом и в качестве приложений к нему - хронику органа власти: от создания до сегодняшнего дня. Размещать фото значимых мероприятий.

Сотрудниками организационно-протокольного департамента предложено для внедрения   15  разноплановых инициатив, которые были рассмотрены на заседании рабочей группы. В результате:  5 инициатив - отклонено, 10 инициатив -  одобрено, из них 7 - внедрено (н-р, создание электронной базы подарков, вручаемых Губернатором области, во избежание повторного дарения аналогичного подарка; создание мультимедийной базы залов учреждений, предприятий (г.Ульяновска) для организации мероприятий с участием Губернатора области, что позволяет оперативно выбрать место для проведения мероприятия, а также существенно сократить количество выездов и время подготовки типовых мероприятий),  3 - находятся в процессе внедрения.

В государственно-правовом департаменте количество поданных инициатив - 36, из них внедрено - 7, одобрено - 21, отклонено - 8.

На рассмотрение рабочей группы второго уровня вынесены  инициативы: предоставление права подписи определённых документов заместителю директора департамента, отработка замечаний по проектам правовых актов, поступивших на первичную правовую экспертизу, посредством телефонной связи и (или) электронной почты с исполнителями; расширить перечень видов поощрений за поданные КАЙДЗЕН - предложения  (например, оснащение новым оборудованием рабочего места в первоочередном порядке, направление на обучение с выдачей документа о повышении квалификации).

В настоящее время размещаются средства навигации в здании Правительства Ульяновской области (навигационный стенд на 1 этаже, индивидуальные куверты, таблички на кабинеты).

Утверждён Стандарт телефонных разговоров, по внедрению которого проведена лекция «Психологические особенности ведения телефонных разговоров» в рамках аппаратной учёбы.

В рамках реализации совместного с ОАО «Сбербанк России» плана обучения сотрудников Правительства и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области на 2013 год проведено:

аппаратная учёба (183 чел.);

обучение для вновь принятых сотрудников в рамках развития «Института наставничества» (39 чел.)

тренинг «Инструменты бережливого производства и их применение» (38 чел.), тренинг по 5 С  - (43 чел.). Общее число обученных 303 человека.

В исполнительных органах государственной власти по внедрению бережливого производства проделана следующая работа.

Оптимизация процессов.

В Министерстве внутренней политики Ульяновской области в качестве оптимизируемого был выбран процесс ежемесячного планирования деятельности сотрудников и руководителей  Министерства. До совершенствования процесс ежемесячного планирования деятельности сотрудников Министерства протекал в последовательной системе (поочередное заполнение установленной формы плана) и занимал большое количество рабочего времени, имели место быть простои, перепроизводство (исправление ошибок, неточностей, опечаток и т.д.), отсутствие на рабочем месте сотрудника (например, специалист отдела находился на выезде в одном из муниципальных образовании) увеличивал затраты рабочего времени, распечатка в бумажном виде также приносили затраты материальных ресурсов.

Таким образом, было принято решение о применении современных интернет технологий в процессе планирования, а именно гугл-календаря (www.google.com), которые позволили:

- сократить потери рабочего времени, за счет возможности в режиме онлайн заполнения формы плана с использованием различной техники, имеющей выход в интернет  (планшетный компьютер, смартфон, ноутбук и т.д.);

- исключить простои сотрудников;

- исключить перепроизводства;

- оперативно вносить изменения в план;

- минимизировать затраты на материальные ресурсы (распечатывать при необходимости в единственном экземпляре);

- контролировать исполнения данных поручений и отслеживать их поэтапно;

- параллельно использовать всем сотрудникам ведомства план в режиме онлайн.

Проводилась экспертная оценка «последовательного» и «параллельного» планирования, в результате чего до совершенствования процесса затрачивалось около 5 часов (2 час. 40 мин. из которых были затрачены именно на написание плана, а остальное простой), после совершенствования процесса время написания плана составило  30 минут (с учетом исправлений всех неточностей, ошибок и т.д.).

Таким образом эффект внедрения инструментов бережливого производства при совершенствовании процесса составил почти 90 %.

Сквозным процессом, который затрагивает все структурные подразделения Министерства промышленности и транспорта, является процесс делопроизводства, было принято решение оптимизировать именно его. В ходе оптимизации планировался полный переход в работе на систему электронного документооборота, что сэкономило бы время, а также избавило бы от лишних расходов и волокиты.

Оптимизировать процесс было решено по двум направлениям: входящая корреспонденция и регистрация исходящих документов.

Для оптимизации процесса было сделано:

- направлена форма 1СО в Электронный Ульяновск для внесения изменений в структуру Лотус,

- установлен Лотус всем руководителям,

- были обучены основам пользования системой электронного документооборота (СЭД/Лотус) все новые пользователи,

- проведено в тестовом режиме внедрение процесса.

При внедрении данных изменений сотрудники столкнулись с техническими проблемами, связанными с загруженностью СЭД и временем доставки документов (два часа).

В настоящее время внедрение данного этапа продолжается - внесение резолюций в ЕСЭД директорами департаментов самостоятельно, что сокращает время на тиражирование и передачу документов исполнителям.

Регистрация исходящих документов одним сотрудником показала хорошие результаты. Раньше при регистрации исходящих писем затрачивалось 9 минут. При оптимизации процесса на регистрацию одного письма затрачивается 5 минут.

В месяц Министерством направляется  535 исходящих писем (среднее значение).

Соответственно, при первоначальном процессе делопроизводства на регистрацию документов затрачивалось 4 815 минут, при оптимизированном процессе - 2 675 минут. Таким образом, экономия составляет 2 140 минут.

Соответственно средняя годовая экономия при оптимизированном процессе составляет 25 680 минут.

В Комитете по надзору и контролю в сфере образования оптимизирован процесс «Регистрация результатов мероприятия по государственному контролю (надзору)». В результате оптимизации удалось сократить время, затрачиваемое сотрудниками на выполнение процесса, с 30 минут до 15  минут в день. Количество выполняемых операций уменьшилось с 2  до 1. В работе находятся процессы «Рассылка уведомлений об исполнении предписания», «Рассылка уведомлений о проведении мероприятий по контролю», «Поиск материалов дела по проверке».

Управление ЗАГС с целью сокращения временных затрат при организации работы с документами, включая их регистрацию, подготовку, учёт и получение, внедрена система электронного архива записей актов гражданского состояния «Находка-ЗАГС».

Измерены затраты времени на предоставление услуг, выяснены  такие потери, как избыточная транспортировка, движение. После внедрения инструмента картирования процесса предоставления услуг при очном консультировании клиентов, сокращение потерь произошла на 38,7 %.

В Департаменте государственного имущества и земельных отношений оптимизирован процесс - «Экономия расходных материалов»:  усовершенствование работы при отправке по СЭД и Лотусу без дублирования на бумажном носителе исходящей документации находится в работе.

В Министерстве искусства и культурной политики оптимизирован процесс «Делопроизводство». В ходе оптимизации планировался полный переход в работе на систему электронного документооборота, что сказалось бы на экономию времени.

Для оптимизации планировалось установить Lotus Notes всем руководителям, обучить основам пользования системой электронного документооборота новых сотрудников, в тестовом режиме внедрение процесса было проведено.

При внедрении данного процесса столкнулись с техническими проблемами, связанными с загруженностью системы и техническим состоянием оргтехники. В настоящее время внедрение процесса продолжается.

Так же в рамках оптимизации процессов была создана система обмена мгновенными сообщениями в здании Министерства для обмена оперативной информацией и создание в обменнике Министерства структуры папок, для хранения рабочей  информации с целью доступности для всех, что позволило сократить время на телефонные звонки и хождение по кабинетам Министерства.

В Министерстве лесного хозяйства, природопользования и экологии с целью оптимизации процессов (сокращения времени на рассмотрения документов и принятия управленческих решений) созданы 18 рабочих мест оборудованных программой электронного документооборота «Лотос». Запланированы средства на закупку и установку программы «Босс-Кадровик».

В целях оптимизации процессов и повышения эффективности деятельности более, чем у 50 % сотрудников Министерства стратегического развития и инноваций установлена система электронного документооборота, до конца 2013 года планируется довести данный показатель до 100 %. Кроме того, в Министерстве установлена программа сдачи отчетности в электронном виде посредством интернет-связи «СБИС++», осуществлен переход на программу «СУФД» для электронного документооборота с УФК на интернет-портале, проведено подключение программ «АЦК-финансы» и «АЦК-планирование», что позволило повысить эффективность работы Министерства, сократить время на обработку документов и излишние трудозатраты.

В качестве оптимизируемого в Министерстве здравоохранения был выбран процесс «Сбор оперативных мониторингов». До совершенствования сбор мониторингов осуществлялся в ручном режиме и занимал большое количество рабочего времени. Было принято решение о применении современных информационных технологий. В Ульяновской области внедрена Региональная медицинская информационная система, с помощью которой статистические отчеты формируются в течение 3-5 минут. Также был создан web-портал для сбора мониторингов, который позволяет ЛПУ передавать информацию посредством сети интернет и автоматически формировать сводные отчеты.

В качестве оптимизируемого процесса в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей был выбран процесс в структурных подразделениях Управления по внедрению принципов ежемесячного анализа выполнения плана мероприятий на полугодие,  в связи с чем сократились затраты на выполнение плана на 100%, исключились простои сотрудников, оперативно вносились изменения, минимизированы затраты на материальные ресурсы (документы при необходимости стали распечатываться в одном экземпляре). Так же сотрудники внедрили еженедельное личное планирование своей работы.

В Министерстве труда и социального развития оптимизирован процесс планирования работы министра и министерства посредством календаря Google, таким образом, план работы Министра и структурных подразделений Министерства можно просматривать и корректировать как на рабочем компьютере, так и с помощью смартфона;

- создана взаимосвязанная система аккаунтов Google у министра, заместителей министра, директоров департаментов, начальников самостоятельных отделов, помощников и пресс-секретаря. Что позволяет предоставлять доступ и хранить документы посредством Диск Google (например, таблица для внесения оригинальных идей и предложений размещена на Диске с общим доступом), использовать календарь для планирования работы, пользоваться функцией видеовстречи, использовать Оповещения Google для сбора актуальной аналитической информации по определённым запросам.

- создана система обмена мгновенными сообщениями в здании министерства для обмена оперативной информацией;

- оптимизирован процесс передачи исполненных контрольных карточек в Правительство области, что позволяет ежедневно экономить рабочее время сотрудников на перевозку документов (исполненные контрольные карточки не перевозятся, а только размещаются в СЭДе с подписью).

В министерстве ведётся работа по следующим направлениям:

- создание системы контактов Google - ФИО, почта, телефоны, факс, адрес всех руководителей системы министерства, Правительства области, муниципальных образований. Это позволит экономить время на массовой рассылке приглашений и другой оперативной информации, быстро получать информацию о контактах, в том числе с помощью смартфона;

- введение номеров факсов получателей информации для программы Venta4Net 3.0 Client (принятие и отправка факса в электронном виде) для быстрой отправки факсимильного сообщения нескольким адресатам одновременно;

- замена нарочной доставки в Правительство области рассмотренных обращений граждан на размещение в СЭДе рассмотренных обращений с электронной подписью;

- работа с корректором в электронном виде при подготовке проектов нормативных правовых актов (отсутствие выездов к корректору и ожидание).

в Министерстве экономики и планирования было выбрано три процесса к оптимизации: этап процесса электронного документооборота на базе Lotus Notes, процесс сбора информации для ежеквартальной аналитической записки о ходе выполнения областных целевых программ, процесс организации доступа ИОГВ Ульяновской области к  получению статистической информации, процесс сбора информации для проведения мониторинга, прогноза социально-экономического развития муниципальных образований Ульяновской области, процесс сбора информации для проведения оценки эффективности деятельности ИОГВ, ОМСУ Ульяновской области.

По проведённым подсчётам длительность процесса электронного документооборота составляла 22,3 часа (из них  простои составляли  19,9 часов, а производительное время 2,38 часа). В рамках внедрения системы бережливого производства позволили сократить временные издержки (в среднем 5 часов),  сэкономить ресурсы Министерства и оптимизировать процесс документооборота.

В настоящее время планируется оптимизировать процесс организации доступа ИОГВ Ульяновской области к  получению статистической информации, процесс сбора информации для проведения мониторинга, прогноза социально-экономического развития муниципальных образований Ульяновской области, процесс сбора информации для проведения оценки эффективности деятельности ИОГВ, ОМСУ Ульяновской области, процесс сбора информации для ежеквартальной аналитической записки о ходе выполнения областных целевых программ.

Проведённый расчёт экономии временных и материальных затрат от оптимизации процесса подготовки аналитической записки показал, что срок подготовки отчёта составляет 30 дней (с использованием автоматизированной статистической базы- 15 дней). Таким образом, с учётом 8 часового рабочего дня,  временная экономия составит 120 часов в месяц. Аналитическую записку готовит консультант со средней ежемесячной заработной платой 18 000 руб. (среднечасовая ставка составляет 97,8 руб.). В соответствии с этим, ежемесячная экономия составляет 11 739,12 руб., а годовая экономия составит 46 956,48 руб. Учитывая, что отчёт по ОЦП готовят три консультанта отдела программно-целевого планирования, в целом экономия временных и материальных затрат составит 140 869,44 руб.

Работа с инициативами.

С целью формирования механизма подачи и реализации инициатив утверждено распоряжение Министерства внутренней политики Ульяновской области от 12.03.2012 № 11-рк «О системе работы с Кайдзен-предложениями в Министерстве внутренней политики Ульяновской области». Сотрудниками Министерства были поданы инициативы по совершенствованию процессов и рациональной организации рабочего пространства, направленных на повышение качества выполняемых работ, улучшение условий труда, снижение трудоёмкости и повышение производительности труда (например, по совершенствованию процесса организации эффективного процесса планирования и реализаций комплекса мероприятий по патриотическому воспитанию населения (молодёжи) Ульяновской области, визуализации поручений и т.п.).

В Министерстве промышленности и транспорта утверждён состав рабочей группы по рассмотрению и внедрению КАЙЗЕН-предложений распоряжением Министерства промышленности и транспорта Ульяновской области от 11.03.2013 № 54-р

Подача инициатив проводится централизованно.

Часть инициатив уже внедрены и используются сотрудниками Министерства (например):

обеспечен общий доступ с ПК работников отдела к сканеру, что позволило минимизировать временные затраты на сканирование документов;

установлена сеть wi-fi по зданию министерства;

установлен сетевой коммуникатор, что позволяет оперативно общаться с группами сотрудников;

установили в фойе Министерства информационный монитор.

в самом посещаемом кабинете Министерства - канцелярии установили магнитно-маркерную доску с выделенными зонами «Контроль», «Инициативы», «Оформление», «Сегодня», «План», что обеспечивает оперативное, а главное самостоятельное ознакомление сотрудников с необходимой информацией и сокращает затрату времени на повторение. 

В рабочую группу Комитета по надзору и контролю в сфере образования по рассмотрению инициатив подано 3 КАЙДЗЕН-предложения, рассмотрено 3 КАЙДЗЕН - предложения (второй уровень рассмотрения инициатив). Внедрена 1 инициатива по сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемого на регистрацию результатов мероприятия по государственному контролю (надзору). Автор инициативы поощрён  посредством размещения его фотографии на стенде «Лучшие специалисты Комитета».

Сотрудниками Управления ЗАГС были поданы инициативы по совершенствованию процессов предоставления услуг, рациональной организации рабочего пространства, способам мотивации сотрудников, визуализации пространства. Часть предложений реализовано.

В рамках внедрения системы КАЙДЗЕН - предложений в Министерстве лесного хозяйства, природопользования и экологии внесено 2 предложения. Которые рассмотрены на заседании рабочей группы: проект оформление зала заседаний ( внедрено частично); проекты оформления стендов «Доска Почёта», «Наши руководители» (внедрение приостановлено в связи с предстоящей реорганизацией).

В Министерстве труда и социального развития подано 4 инициативы второго уровня в рамках рабочей группы по реализации кайдзен предложений в Министерстве. Реализовано одно предложение - «Упорядочение работы на обменнике министерства».

Внедрение системы 5С

100 % кабинетов Министерства внутренней политики Ульяновской области внедрили инструмент 5С и прошли аудит по чек-листу. Например, были проведены замеры по затратам рабочего времени на поиск необходимых документов и информации за один рабочий день до и после внедрения инструментов системы 5С. Сокращение потерь рабочего времени произошло в два раза (до - 50 мин., после - 25 мин.)

Во всех кабинетах Министерства промышленности и транспорта внедряется система 5С.

В настоящее время

- введена маркировка ящиков (рабочая и личная зоны), соблюдается порядок на всех рабочих местах;

- введена система сортировки документов на рабочих местах, а также в шкафах и тумбах;

- внедрено визуальное управление предметами: папки на каждой полке обозначены определенным цветом;

- организована навигация по шкафам и тумбам;

- создана зона «красной карточки», а также утверждена памятка по работе с ней;

- запас бумаги сосредоточен в одном месте, обозначен минимальный запас бумаги;

- выделено место под оперативный склад канцтоваров;

- используются черновики для печати;

- проведена перестановка мебели с целью создания удобства перемещения, лишняя мебель утилизирована.

По результатам аудита по системе 5С один из кабинетов Министерства промышленности и транспорта (группа делопроизводства организационно-правового департамента) получил 4,5 балла из 5 возможных.

В  Управлении ЗАГС 100% кабинетов внедрили инструмент 5С. Ведется работа по совершенствованию и стандартизации системы 5С. Разработан и доведен до сотрудников эффективный и безопасный стандарт рабочего места.

В дальнейшем в Министерстве промышленности и транспорта планируется:

• - оптимизировать по 1 процессу в каждом департаменте.
• - внедрить 5С во все кабинеты и рабочие места;
• - соблюдать 5С всеми сотрудниками Министерства;
• - учитывать не количество поданных, а количество внедренных инициатив. По одной внедренной инициативе от департамента за полугодие;
• - совершенствовать процесс делопроизводства;
• - продолжать проводить совещания команды каждый понедельник с 10.00 до 11.00;
• - проводить дальнейшее обучение сотрудников своими силами.

В каждом отделе Комитета по надзору и контролю в сфере образования реализованы следующие этапы внедрения системы 5С: «подготовительный этап» (определены ответственные лица, сформирована и обучена команда, определены целевые зоны),  этап «сканирование» (подготовлены фотоотчёты рабочих мест, заполнены контрольные листы, созданы информационные папки), этап «сортировка» (определены критерии сортировки, подготовлены зоны временного хранения, выполнена сортировка), этап «рациональное расположение и определение границ» (созданы карты текущего состояния помещений в отделах, разработаны планы рационального расположения), этап «уборка» (определены критерии уборки, разработаны планы уборки). Аудит по системе 5С назначен в Комитете на июль с участием наставника по внедрению  lean - технологий из Министерства  внутренней политики Ульяновской области.

Внедрение стандартов.

Сотрудниками Министерства промышленности и транспорта разработаны стандарты:

стандарт ответа на телефонный звонок

стандарт рабочего места

стандарт сканирования документов

стандарт создания карточки исходящего документа

стандарт создания карточки внутреннего документа

стандарт создания проекта на согласование распорядительного документа

стандарт регистрации исходящих документов при наличии проекта письма (карточки)

памятка обязанностей сотрудников канцелярии

Все стандарты размещены в общедоступном месте - обменная папка «Канцелярия-2» - «бережливое производство» - «стандарты». Сотрудники ознакомлены и используют их в работе.

Внедрение Стандарта ведения телефонных разговоров

В соответствии с Дорожной картой по внедрению Стандарта ведения телефонных разговоров в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области все сотрудники ознакомлены со Стандартом, проведено внутреннее обучение сотрудников.

Панируется принять участие в тренингах по ведению телефонных разговоров «Эффективное общение».

В остальных исполнительных органах государственной власти по внедрению принципов бережливого производства созданы команды развития назначены ответственные сотрудники за оптимизацию пространства, за повышение инициативности сотрудников, за разработку стандартов сервиса и оптимизацию процесса.  

С целью сокращения временных затрат при прохождении документов организованы дополнительные рабочие места в системе электронного документооборота Правительства Ульяновской области Lotus. Сотрудники проходят обучение.

КАЙДЗЕН-предложения от сотрудников на рассмотрение рабочих групп не поступают. Сотрудники принимают участие в тренингах, проводимых Правительством Ульяновской области и представителями ОАО «Сбербанк России».

 

Литература по lean-технологиям